Charte de protection pour vos données personnelles

Charte dans le cadre de l’action sociale, de l’insertion, du logement, de l’autonomie, de l’enfance et de la petite enfance 

Les informations qui vous sont demandées par le Département de la Sarthe sont destinées à la prise en charge de votre dossier par les services de l’action sociale, de l’insertion, du logement, de l’autonomie, de l’enfance et de la petite enfance. Elles sont nécessaires à son étude.

La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et libertés », et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (le « RGPD »), encadrent la collecte et l’utilisation des données personnelles.

Dans le cadre de ses missions de service public et des contacts afférents, le Département de la Sarthe traite différents types de données personnelles, dont il assure la protection en tant que « Responsable de traitement ». Il a également désigné un « Délégué à la Protection des données », conformément aux articles 37 à 39 du RGPD.

Ce document vise à expliquer les droits et obligations de chacun. Le Département de la Sarthe peut être amené à collecter des données personnelles. Nous allons examiner ensemble les raisons de cette collecte et la réglementation qui s'applique.

Nous allons passer en revue chaque élément présenté dans l'image ci-dessous.

Charte de protection pour vos données personnelles

Finalités du traitement de vos données

Les traitements relatifs à l’accueil, l’hébergement et l’accompagnement social et médico-social des personnes sont mis en œuvre afin : 

  1. de fournir les prestations définies dans le cadre d’un contrat conclu entre l’organisme et la personne concernée ou son représentant légal et, le cas échéant, d’assurer la gestion du dossier administratif de la personnes concernée (gestion des rendez-vous médicaux et/ou sociaux, gestion des visites familiales, le cas échéant, etc.)

  2. d’instruire, de gérer et, le cas échéant, d’ouvrir les droits et/ou verser les prestations sociales légales et facultatives ;

  3. d’offrir un accompagnement social et médico-social adapté aux difficultés rencontrées ayant notamment pour objet d’élaborer un projet personnalisé d’accompagnement au regard des habitudes de vie, des demandes particulières, des besoins particuliers, de l’autonomie physique et psychique de la personne et d’en assurer le suivi conformément aux dispositions des articles L. 311-3 du CASF, d’assurer le suivi des personnes dans l’accès aux droits notamment l’assistance dans les relations et les 5 démarches à effectuer et, le cas échéant, d’orienter les personnes vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en charge ;

  4. d’échanger et de partager les informations strictement nécessaires, dans le respect des dispositions de l’article L. 1110-4 du CSP et des dispositions du CASF, permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux ;

  5. d’assurer la gestion administrative (nombre de places disponibles, capacité d’accueil de l’établissement, etc.), financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organisme ;

  6. d’assurer la remontée des informations préalablement anonymisées aux autorités compétentes concernant des dysfonctionnements graves ou évènements ayant pour effet de menacer ou de compromettre la santé, la sécurité ou le bien-être des personnes prises en charge conformément aux dispositions des articles R. 331-8 et suivants du CASF, établir des statistiques, des études internes et des enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation de la qualité des activités et des prestations et des besoins à couvrir.

Ces finalités de traitements de données effectuées par le Département de la Sarthe dans le cadre de ses missions répondent au cadre légal décrit ci-dessous :

FinalitésBases légales
Fourniture des prestations définies dans le cadre du contrat conclu entre l’organisme et la personne concernée ou son représentant légal et, le cas échéant, gestion administrative des personnes concernéesExécution du contrat ou mission d’intérêt public dès lors que le traitement mis en œuvre excède ce qui est nécessaire au contrat
Accompagnement social et médico-social adapté aux difficultés rencontrées ayant notamment pour objet d’élaborer un projet personnalisé d’accompagnement, d’assurer le suivi des personnes dans l’accès aux droits et, le cas échéant, d’orienter les personnes vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en chargeMission d'intérêt public
Instruction, gestion et, le cas échéant, ouverture des droits et/ou versement des demandes de prestations sociales légales ou facultativesMission d'intérêt public
Gestion administrative, financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organismeObligation légale (p. ex. : décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, etc.)
Remontée des informations préalablement anonymisées aux autorités compétentes concernant des dysfonctionnements graves, établissement des statistiques, des études internes et des enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation des activités, de la qualité des prestations et des besoins à couvrirObligation légale (p. ex. : les dispositions de l’article L. 232-17 du CASF prévoient la transmission au ministre en charge des personnes âgées, des données statistiques relatives au développement du dispositif de l’APA ; les dispositions de l’article L. 345-2-4 du CASF encadrent la production de données statistiques d’activité, de suivi et de pilotage d’accueil, d’hébergement et d’accompagnement vers l’insertion et le logement pour les services intégrés d’accueil et d’orientation, etc.) ou mission d’intérêt public

Nature, source et base juridique des données collectées

Les catégories de données à caractères personnelles collectées sont précisées dans la liste ci-dessous :

Catégories de donnéesExemples de données
Identification des bénéficiaires de l’accompagnement social et médico-social et, le cas échéant, de leurs représentants légauxNom, prénom, sexe, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, photographie. La photographie ne doit être collectée que lorsque cela est strictement nécessaire au regard de l’objectif poursuivi (p. ex. : pour retrouver un pensionnaire d’un EHPAD qui s’est soustrait à la vigilance du personnel)
Numéro d’identification de rattachement à un organisme : numéro d’adhérent ou d’allocataire. 
Numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019.

Nationalité du bénéficiaire sous la forme « Français / UE / hors UE », les documents prouvant la régularité du séjour en France de la personne concernée dès lors que le bénéfice de l’aide ou de la prestation sociale est soumis à une condition de régularité du séjour.

Informations relatives à la procédure de demande d’asile sous la forme « dépôt d’une demande d’asile : oui/non » et/ou à la procédure de demande de titre de séjour sous la forme « dépôt d’une demande de titre de séjour oui/non », la nationalité de la personne concernée ainsi que les informations nécessaires à l’élaboration du récit de vie de la personne concernée.

Dans des cas exceptionnels, la photocopie de la pièce d’identité de la personne concernée notamment dans le cadre de l’accompagnement relatif à la gestion budgétaire auprès des organismes publics et/ou privés (p. ex. : dépôt d’un dossier de surendettement auprès de la Banque de France, etc.).
Vie personnelleSituation et composition familiale du foyer, le cas échéant, l’identification d’enfants pris en charge dans le cadre de la protection de l’enfance, habitudes de vie nécessaires à l’organisation de la vie quotidienne (p. ex. : habitudes alimentaires, activité physique, toilette quotidienne, nombre d’heure de sommeil, etc.), centres d’intérêt, langue parlée dans la mesure où cette information est indispensable pour mentionner le besoin d’interprètes
Parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle des personnes Scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification
Conditions de vie matérielles

Situation financière : ressources, charges, crédits, dettes.

Peuvent également être collectées les informations relatives à la liste des comptes bancaires existants, aux dates d’ouverture desdits comptes, aux moyens de paiement, au montant du découvert autorisé ainsi qu’à l’inscription, le cas échéant, au fichier national des incidents de remboursement des crédits aux particuliers (FICP) et au fichier central des chèques (FCC) sous réserve que ces informations soient strictement nécessaires à l’accompagnement budgétaire réalisé. 
 

Prestations et avantages sociaux perçus : nature, montant, quotient familial, numéro d’allocataire.
Situation face au logement et à l’hébergement : type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement (domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
Moyens de mobilité
Couverture socialeOrganismes de rattachement et régimes d’affiliation, droits ouverts.
Coordonnées bancaires dans la mesure où cette information est nécessaire au versement d’une prestationRelevé d’identité bancaire (RIB)
Evaluation sociale et médico-sociale de la personne concernéeDifficultés rencontrées et appréciations sur celles-ci, évaluation de la situation des personnes afin de repérer l’aggravation de difficultés ou encore d’une perte d’autonomie s’agissant des personnes âgées ou en situation de handicap.
Type d’accompagnement et aux actions mis en œuvreDomaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement, objectifs, parcours, actions d’insertion prévues, entretien et suivi.
Identification des personnes concourant à la prise en charge sociale et médico-sociale et à l’entourage susceptible d’être contactéNom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone de l’organisme, adresse, courriel, numéro de téléphone des aidants professionnels ou familiaux (le cas échéant, le lien familial : époux / épouse, frère / sœur, fils / fille, etc.), du médecin traitant, des médecins experts, de la personne de confiance.
Identification des personnes dans le cadre de l’accompagnement au numérique

Dans des cas exceptionnels, il est possible d’enregistrer les identifiants et mots de passe de l’espace personnel de la personne concernée lorsque celle-ci n’a pas la capacité de se connecter seule (p. ex. : la personne concernée n’est pas en mesure de se déplacer et est dépourvue d’un accès à Internet).

L’enregistrement des mots de passe de l’usager ne doit être réalisé que dans le cadre d’un mandat signé entre l’usager et le professionnel (voir exemple de mandat disponible sur le site web de la CNIL). S’agissant du choix du mot de passe, la CNIL conseille vivement de se conformer à la délibération n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d’une recommandation relative aux mots de passe modifiée.
 

Informations relatives à certaines aides sociales légales (liste non exhaustive)Aide sociale pour l’hébergement (ASH) et allocation personnalisée d’autonomie (APA) : les données susceptibles d’être collectées par les conseils départementaux dans le cadre de l’instruction, la gestion et le versement de l’APA et de l’ASH sont listées par l’article R. 232-41 du CASF.
Carte « mobilité inclusion » : les données susceptibles d’être collectées par les MDPH et les conseils départementaux dans le cadre de l’instruction, la gestion et la délivrance des cartes « mobilité inclusion » sont listées par l’article D. 241-18-1 du CASF.
Revenu de solidarité active (RSA) : les données susceptibles d’être collectées par les caisses d’allocations familiales (CAF) et les caisses de mutualité sociale agricole (MSA) dans le cadre de l’instruction, la liquidation et le versement du RSA sont listées à l’article R. 262-103 du CASF. Les informations relatives aux bénéficiaires du RSA font l’objet d’échanges entre les conseils départementaux et Pôle emploi afin de coordonner leurs actions d’insertion professionnelles conformément aux dispositions de l’article R. 262-116-2 du CASF.

Caractère obligatoire éventuel du recueil de vos données

Sauf cas particuliers, le partage des informations collectées respecte les principes suivants : 

  • les informations échangées ne doivent servir qu’à évaluer la situation de la personne ou de la famille concernée afin de déterminer les actions à mettre en œuvre ;
  • ces échanges d’informations doivent en outre être strictement limités à l’accomplissement des missions du service du Département de la Sarthe mettant en œuvre le traitement ;
  • ils ne peuvent pas porter sur l’ensemble des informations dont les intervenants sont dépositaires mais doivent être limités à celles nécessaires à l’accompagnement et au suivi des personnes, dans le respect de leur vie privée ;
  • les échanges doivent être réalisés dans les conditions fixées par les textes législatifs et réglementaires.
     

Utilisation, protection et accès à vos données personnelles

Les données personnelles ne peuvent être rendues accessibles qu’aux seules personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions. A savoir :
 

  • Les personnes accédant aux données pour le compte du Département de la Sarthe 
    Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions peuvent accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de ces missions et fonctions. Il peut s’agir, par exemple, des professionnels et de tout membre du personnel de l’établissement, du service concourant à une ou plusieurs des finalités susvisées, dans la limite de leurs attributions respectives et des règles encadrant le partage et l’échange d’informations (p. ex. : l’équipe pluridisciplinaire des MDPH visée par les dispositions de l’article L. 146-8 du CASF, les professionnels et tout membre du personnel membre de la même équipe de soins exerçant au sein du même établissement, etc.).
  • Les destinataires des données 
    Le RGPD définit les destinataires comme « tout organisme qui reçoit la communication des données ». Dans ce cadre, peuvent notamment être destinataires des données (liste non exhaustive) : s’agissant de données traitées par une personne soumise au secret médical/professionnel, les professionnels et tout membre du personnel membre de la même équipe de soins ou non et n’exerçant pas au sein du même établissement, sous réserve dans ce dernier cas du recueil du consentement de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article L. 1110-4 du CSP, qui participent à une ou plusieurs des finalités susvisées ; les personnes appelées à intervenir dans la gestion financière et successorale du patrimoine de la personne ayant fait l’objet d’un accompagnement et d’un suivi ; les organismes instructeurs et payeurs de prestations sociales ; les organismes financeurs et gestionnaires, s’agissant exclusivement de données préalablement anonymisées, à l’exception de ceux autorisés par une disposition légale ou réglementaire à obtenir la communication de données à caractère personnel des personnes accompagnées ; les autorités administratives compétentes mentionnées par les dispositions des articles R. 331-8 et suivants du CASF, s’agissant exclusivement de données préalablement anonymisées, dans le cadre des signalements de dysfonctionnement grave ou évènement ayant pour effet de menacer ou de compromettre la santé, la sécurité ou le bien-être des personnes prises en charge.
  • Les sous-traitants 
    Le RGPD définit les sous-traitants comme « La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ». Il peut s’agir, par exemple, des prestataires de services informatiques (hébergement, maintenance, etc.) ou encore de tout organisme offrant un service ou une prestation impliquant un traitement de données à caractère personnel pour le compte du Département.
  • Les tiers autorisés 
    Les autorités légalement habilitées sont susceptibles, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, de demander au responsable de traitement la communication de données à caractère personnel (p. ex. : Pôle emploi ou les organismes de sécurité sociale dans le cadre de la lutte contre la fraude, les administrations de la justice, de la police, de la gendarmerie, etc.). 

Durée de conservation

Les données collectées et traitées, pour les besoins de l’accueil, l’hébergement et l’accompagnement social et médico-social des personnes ne sont pas conservées dans la base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement (p. ex. : dernier courriel ou courrier envoyé par la personne concernée, etc.), sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier rappelées dans le tableau ci-dessous.


Les données peuvent en outre être conservées plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessus, en archivage intermédiaire, dans certains cas particuliers, par exemple si le Département en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre aux obligations liées au contrôle de la comptabilité publique) ou s’il a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable (par exemple, en matière de discrimination).


À l’expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations publiques.

Activités de traitementDétails du traitementBase activeArchivage immédiatTextes de référence
Référence Instruction gestion et versement des prestations sociales légalesAide sociale pour l’hébergement (ASH) et allocation personnalisée d’autonomie (APA)Six ans après la cessation de son droit à la prestation ou après l’intervention d’une décision définitive en cas de contentieuxÀ des fins de pilotage départemental concernant la connaissance de la population des demandeurs et bénéficiaires de l’APA et de l’ASH ainsi que pour la constitution d’échantillons statistiquement représentatifs prévue à l’article L. 232-21-2 du CASF, visant à rendre possible l’étude des situations et des parcours des personnes y compris lorsqu’elles changent de département, les données peuvent être conservées au-delà du délai de six ans, liées à un numéro d’anonymatArt. R. 232-46 du CASF
Dans le cadre des échanges de données entre Pôle emploi et le Département de la Sarthe pour l’orientation et l’accompagnement des bénéficiaires du Revenu de solidarité active (RSA)Cinq mois au maximum à compter de la transmission des informationsSix ans à compter de la transmission des informations à France TravailArt. R. 262-106 du CASF
Instruction gestion et délivrance de la carte « mobilité inclusion »Dossier médicalDeux ans à compter du dernier contact avec la personne concernéeVingt ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire au sein de l’établissement de sa prise en charge Si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès.Art. R. 1112-7 du CSP

L’exercice de vos droits

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016, toute personne dispose :

  • des droits d’accès et de rectification permettant de faire rectifier, compléter, mettre à jour ou effacer ses données personnelles ;
  • du droit de demander la limitation du traitement de ses données personnelles ;
  • du droit d’opposition pour motif légitime au traitement de ses données personnelles. 

Elle peut également, à tout moment et sans motif, s’opposer au traitement de ses données personnelles à des fins de communication. 
Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la protection des données du Département de la Sarthe (joindre la copie d’un titre d’identité) à l'adresse ci-après.
En outre, une réclamation auprès de la CNIL peut être faite à tout moment (3 Place de Fontenoy, 75007 Paris). 

Pour toute précision complémentaire sur la politique de protection des données personnelles mise en place par le Département de la Sarthe, contactez : donneesperso@sarthe.fr 

Coordonnées

Responsable de traitement

Monsieur Dominique le Mèner, Président du Conseil départemental de la Sarthe.
Hôtel du Département
72072 LE MANS Cedex 9

Délégué à la Protection des Données personnelles

Courriel à donneesperso@sarthe.fr,

Courrier postal à :
Monsieur le Président du Conseil départemental
Délégué à la Protection des Données personnelles
Hôtel du département - Site « Emeraude »
72072 Le Mans Cedex 9

CNIL

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS Cedex 07
Plus de renseignements sur http://cnil.fr 
 

En audio - POURQUOI LE DÉPARTEMENT DE LA SARTHE COLLECTE-T-IL MES DONNÉES PERSONNELLES ?

Mise à jour le 11/09/2025 par le Département de la Sarthe