Secrétaire d'équipe de proximité - SIS Courboulay

Il assure :

-L'accueil physique et téléphonique du public dans les Relais Sarthe Solidarités,

-L’appui administratif aux travailleurs médico-sociaux qui interviennent en territoire,

-Une contribution au bon fonctionnement des Relais Sarthe Solidarités, y compris sur l’aspect logistique.

Il participe à la continuité de service et met en place les outils nécessaires aux suivis des situations rencontrées en territoire.

Il alimente les tableaux de bord d’activité nécessaires au pilotage de la DGAS.

Il participe à la conception et la mise en œuvre des actions collectives initiées par les travailleurs médico-sociaux.

Il exerce ses missions dans un objectif de transversalité entre les différents acteurs et partenaires qui interviennent sur le territoire.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales et des réorganisations.

Accueil physique

Accueil téléphonique 

Accueil, information et orientation des usagers 

Gestion des relations avec les usagers 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 

Rédaction de comptes-rendus 

Tri, classement et archivage de documents

Gestion de plannings

Accompagnement dans les démarches administratives initiales 

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation 

Baccalauréat, débutant accepté
CAP/BEP avec expérience de 3 à 5 ans sur poste similaire

Travail sur écran 

Déplacements professionnels 

Se montrer disponible 

Connaissance des différents outils et usages internet 

Connaissance des publics en difficultés 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance du domaine social

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace 

Informer et orienter les personnes

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Gérer les appels téléphoniques 

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Faire preuve d'organisation 

Faire preuve de discrétion 

Prendre du recul par rapport aux situations

S'adapter rapidement à son environnement de travail 

Se montrer disponible