Secrétaire d'équipe de proximité en volance

Le secrétaire d’équipe de proximité  en volance assure le remplacement des secrétaires d’équipe de proximité ou des assistants d'encadrement en cas d'absence  (maladie, maternité), pour un renfort ponctuel ou une vacance de poste dans l’attente d’un recrutement. A ce titre, il a en charge les missions, fonctions, tâches dévolues à l’agent absent.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales au niveau départementales ou nationales et aux réorganisations.

Accueil physique 

Accueil téléphonique 

Accueil, information et orientation des usagers 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Production de données statistiques 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 

Rédaction de comptes-rendus 

Accompagnement dans les démarches administratives initiales

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Baccalauréat, débutant accepté
CAP/BEP, expérience de 1 à 3 ans

Travail sur écran 

Déplacements professionnels 

Se montrer disponible 

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 

Connaissance du domaine social

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace 

Informer et orienter les personnes 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Gérer les appels téléphoniques

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de discrétion

Prendre du recul par rapport aux situations 

S'adapter rapidement à son environnement de travail 

Se montrer disponible