Secrétaire d'équipe de proximité

Le Département de la Sarthe œuvre pour des domaines variés au plus près des territoires tels que la solidarité à tous les âges de la vie (enfance, personnes bénéficiaires du RSA, personnes âgées, personnes handicapés, personnes en besoin de logement), le développement des territoires (l’agriculture, le développement durable et la transition énergétique), le développement du numérique, les infrastructures routières, les mobilités et les réseaux électriques, l’éducation, la jeunesse, la citoyenneté et l’enseignement supérieur ou encore la culture, le sport, le tourisme et le patrimoine.

2 300 agents travaillent pour le Conseil départemental. Le budget s’élève à 772.5 M€ dont plus de 112M€ d’investissements pour 2025 et une priorité donnée à l’Enfance.

La Direction générale adjointe de la Solidarité départementale agit principalement pour :

• l’aide aux familles,

• la prévention et la protection des publics en difficulté,

• l’accompagnement social et professionnel des publics en difficulté,

• l’aide à l’autonomie et à la dépendance des personnes âgées et personnes en situation de handicap,

• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre des schémas départementaux,

• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du règlement départemental d’aide sociale.

Le Département recrute au sein de sa DGA de la Solidarité départementale et plus particulièrement au service Evaluation globale des besoins de la personne, à la Direction adjointe Sarthe Autonomie :

UN / UNE SECRÉTAIRE DE PROXIMITÉ

A ce titre, il assure :

• L'accueil physique et téléphonique du public,


• L’appui administratif aux professionnels qui interviennent en territoire,


• Une contribution au bon fonctionnement du service, y compris sur l’aspect logistique.

Il participe à la continuité de service et met en place les outils nécessaires aux suivis des situations rencontrées en territoire.

Il alimente les tableaux de bord d’activité nécessaires au pilotage de la DGAS.

Il participe à la conception et la mise en œuvre des actions collectives initiées par les travailleurs médico-sociaux.

Il exerce ses missions dans un objectif de transversalité entre les différents acteurs et partenaires qui interviennent sur le territoire.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales et des réorganisations.

Accueil physique 

Accueil téléphonique 

Accueil, information et orientation des usagers 

Gestion des relations avec les usagers 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus 

Tri, classement et archivage de documents 

Gestion de plannings 

Accompagnement dans les démarches administratives initiales

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation 

• Baccalauréat, débutant accepté
• CAP/BEP, expérience de 3 à 5 ans sur poste similaire 

Travail sur écran 

Déplacements professionnels 

Se montrer disponible

Connaissance des différents outils et usages internet 

Connaissance des publics en difficultés 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance du domaine social 

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace

Informer et orienter les personnes 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Gérer les appels téléphoniques

Faire preuve du sens de la communication et du contact (E0011)

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Faire preuve d'organisation 

Faire preuve de discrétion

Prendre du recul par rapport aux situations 

S'adapter rapidement à son environnement de travail 

Se montrer disponible