Secrétaire de service

Acteur incontournable du développement d’un territoire de plus de 560 000 habitants, le Département de la Sarthe, fort de ses 2 300 agents, œuvre dans des domaines aussi divers que l’action sociale (personnes âgées, personnes handicapées, enfance), le développement territorial (tourisme, culture, agriculture, éducation) ainsi que l’aménagement territorial au travers de la gestion des routes, des rivières, la gestion des Espaces Naturels Sensibles, le soutien à l’agriculture et le développement du numérique.

Au sein de la direction des Routes, le service de la Maîtrise d’ouvrage routière intervient dans l’élaboration des politiques départementales d’entretien et d’aménagements routiers, l’élaboration des schémas et des études préalables aux aménagements, le suivi des dossiers et procédures liés notamment aux acquisitions foncières et besoins du Département, ainsi que les relations avec le Syndicat Mixte des 24 heures.

VOS MISSIONS

Vous assurez le secrétariat du service Maîtrise d’ouvrage routière (15 agents) qui comporte plusieurs entités aux besoins variés. A ce titre, vous assurez notamment :

• la saisie, la mise en forme et l’envoi du courrier selon les règles internes de présentation des documents,


• la transmission d’actes administratifs au service de la publicité foncière,


• le classement et l’archivage des dossiers,


• la création de tableaux de suivi partagés relatifs à son activité,


• la gestion de la boîte contact du service,


• l’approvisionnement en fournitures de bureau et les commandes nécessaires.

Vous êtes par ailleurs référent du service pour l’accès à certaines plateformes de demandes internes (dépannages copieur, dépannages dans le bâtiment du service par ex.). 

Vous gérez également les congés des agents dans le logiciel dédié.

• Accueil téléphonique
• Accueil, information et orientation des usagers
• Gestion de fournitures de bureau
• Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Rédaction de courriers
• Tri, classement et archivage de documents
• Réception, traitement et diffusion d'informations
• Gestion de plannings
• Conception de tableaux de bord
• Suivi de tableaux de bord

• Temps plein
• Lieu de travail : Le Mans

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

• Poste ouvert dans le cadre d’emplois des adjoints administratifs
• Rémunération composée d’une base indiciaire liée au grade + primes liées à la fonction

• Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
• Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
• Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
• Connaissance des circuits de transmission des documents

• Identifier les demandes et les besoins des personnes
• Informer et orienter les personnes
• Mettre en forme des documents (rapports CP, mémos PCD, comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
• Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

• Faire preuve d'organisation
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Se montrer disponible
• Se montrer fiable et soigneux dans son travail
• Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence