Assistant de direction DEF (Direction de l'Enfance et de la Famille)

Il est chargé d'assister le Directeur et le Directeur adjoint de la Direction de l’enfance et de la Famille afin d'optimiser la gestion de leurs activités, à savoir :

• Appui dans la gestion de leur activité : accueil téléphonique, gestion de la messagerie, gestion des agendas, organisation de déplacements,


• Appui à la gestion administrative : préparation  de réunions / gestion et suivi des parapheurs,  rédaction d’écrits  en lien avec les outils de la collectivité ( Air Délib , Airs Courrier notamment),


• Coordination et centralisation des informations et dossiers de la direction  et les partenaires externes,


• Il participe et anime des réunions collégiales entre les différentes assistantes de services de la DEF.

Il peut prendre en charge le suivi de dossiers confidentiels ou d’évènement particuliers y compris RH.

Il apporte ponctuellement un soutien à la  conseillère technique concernant l’organisation de travaux transversaux ou d'évènements spécifiques.

L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.

Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.  

Accueil téléphonique 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 

Organisation et planification de réunions 

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 

Rédaction de comptes-rendus 

Rédaction de courriers 

Rédaction de documents administratifs 

Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe 

Suivi de tableaux de bord

Tri, classement et archivage de documents 

Réception, traitement et diffusion d'informations 

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Gestion de plannings 

Collecte et traitement d'informations, organisation de bases de données 

Coordination et instruction de projets et d'études 

BAC +2, expérience supérieure à 3 ans
Baccalauréat, expérience supérieure à 5 ans

Forte disponibilité 

Permanences 

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des institutions 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 

Connaissance des techniques de conduite de projet 

Connaissance des techniques de prise de note rapide 

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 

Analyser des informations professionnelles 

Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions 

Ecouter et reformuler les demandes 

Filtrer les appels téléphoniques 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Orienter les appels téléphoniques 

Rédiger des écrits professionnels 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Concevoir des procédures 

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Faire preuve du sens des responsabilités 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse 

Se montrer attentif à son environnement de travail 

Se montrer force de propositions 

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence 

Faire preuve de rigueur et de méthode 

Faire preuve d'autonomie

Faire preuve de discrétion 

Faire preuve d'initiatives