Assistant de direction adjoint Sarthe Autonomie

En interne : Le secrétariat de direction générale adjointe des Solidarités, les secrétariats des directions de la DGA des Solidarités, les secrétariats et chefs de service de la Direction Sarthe Autonomie et Santé, les secrétariats des autres directions et services du Département. En externe : Les institutions et les partenaires.

Il apporte une assistance permanente au directeur adjoint en termes de gestion, d'organisation (instances, réunions, congés, rdv, logistique), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction adjointe.            

Il centralise et s’assure des réponses aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...) dans les délais fixés par la collectivité ou le cabinet                  

Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.

Il peut prendre en charge le suivi complet ou  la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d’évènements particuliers, y compris RH.

Il peut participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.

L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).

                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Il est référent auprès des secrétaires de service sur  des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour.      

Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie.                                                                 

Il assure la continuité de service du secrétariat de direction et participe aux permanences téléphoniques des secrétariats de direction.

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des politiques publiques afférentes au sujet et des réorganisations.

Accueil téléphonique 

Gestion de fournitures de bureau 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 

Organisation et planification de réunions 

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures 

Recherche d'informations 

Rédaction de comptes-rendus 

Rédaction de documents administratifs 

Traitement informatique des dossiers 

Réception, traitement et diffusion d'informations 

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Gestion de plannings 

Assistance aux utilisateurs 

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation 

CAP/BEP, expérience de 1 à 3 ans

Baccalauréat, débutant accepté

Travail sur écran 

Permanences 

Avoir un bon niveau de culture générale

Connaissance des différents outils et usages internet 

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 

Connaissance des institutions 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 

Connaissance des règles internes de présentation de documents 

Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs 

Connaissance des techniques de prise de note rapide 

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 

Analyser des informations professionnelles

Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions 

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc) 

Ecouter et reformuler les demandes 

Etablir un système de classement efficace 

Filtrer les appels téléphoniques 

Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités

Identifier les demandes et les besoins des usagers 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite 

Orienter les appels téléphoniques 

Rédiger des écrits professionnels 

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

Suivre une procédure 

Utiliser le logiciel Access (base de données) 

Savoir traiter des données chiffrées 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Faire preuve du sens des responsabilités 

Se montrer force de propositions 

Faire preuve d'organisation 

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence 

Faire preuve de rigueur et de méthode 

Faire preuve d'autonomie 

Faire preuve de discrétion 

Faire preuve d'initiatives 

Se montrer disponible