Assistant de direction

L'offre

Limite de candidature
Par voie
Fonctionnaire ou contractuel de droit public
Référence
TL-2209Assdirect-CG
Rattachement du poste
Direction Appui à la performance
Cadre d’emploi
Adjoint administratif; AAP2; AAP1
Grade
AAP1
Observation grade
Pour les personnes externes statutaires, transmettre impérativement dernier arrêté d'avancement d'échelon portant mention du grade.
Chargé de recrutement
Assistante de recrutement
Contenu

Relations fonctionnelles

En relation directe avec les interlocuteurs du Directeur Appui à la performance, les secrétariats de direction générale et de direction ainsi que la communauté de l'assistance administrative.

Missions

La Direction de l’Appui à la Performance (DAP)concourt au bon fonctionnement des services du Département et se trouve donc au service des métiers et de la direction générale. Elle regroupe des compétences relatives au pilotage et à l’amélioration de la prise de décision, à la gestion de l’information et de l’activité, à l’accompagnement des acteurs de l’organisation départementale, notamment l’ensemble des encadrants et des communautés métiers. Elle assure enfin la gestion du courrier et de l’accueil téléphonique de premier niveau.  


La DAP compte 26 agents se répartissant au sein de 5 pôles de compétences et d’un bureau.


Les principaux chantiers sur lesquels ses équipes travaillent sont le management de la donnée et de la connaissance, l’observatoire départemental de gestion et les tableaux de bord stratégiques, l’élaboration et le suivi du Projet d’administration, le développement de la culture projet et processus.


Au sein du pôle administratif composé de trois agents vous avez pour mission :


Missions régulières


  • de soutenir l’activité du directeur “Appui à la Performance” et à ce titre d’apporter une assistance permanente afin d'optimiser l'activité en termes de gestion (agenda, RDV), d'organisation (constitution de dossiers), de communication (relayer, informer l’équipe DAP, de validation (réponses en attente, congés etc). Il suit des dossiers ou des événements spécifiques. Vous faites preuve d’anticipation et d’initiative pour faire circuler l’information et la prise de décision

  • de procéder, avec l’assistante des pôles, au contrôle de forme (orthographe, compréhension, respect de la charte graphique et de l'assistant des écrits ... ) des courriers, arrêtés, conventions, adressés au DGS ou au Président.

  • d'organiser la préparation budgétaire, la démarche prospective financière , en réalisant des réunions pour faire le point sur les budgets et inscrire les crédits sur le logiciel ASTRE.  

Avec vos collègues du pôle administratif (assistante du DGS, assistante des pôles de compétences) vous participez :


  • Aux réunions d’équipe du pôle

  • A l’administration de l’espace collaboratif de la DAP (diffusion de messages, classement de fichiers ressources) et plus largement à l’administration des espaces collaboratifs dans le cadre des activités de la Direction (équipe teams pour le PDA…)

  • À l’animation de la communauté des assistantes administratives de la collectivité (élaboration des ordres du jour et CR, susciter les échanges…).

  • À la gestion des fournitures, des équipements, des formulaires divers… par la diffusion de consignes et la garantie du respect des délais.

  • À la gestion des congés, des situations administratives des agents de la DAP, gestion des déplacements (hôtels, ordre de mission...), à la préparation des entretiens annuels d’évaluation

Enfin au titre de la polyvalence d'équipe vous assurez l'intérim de vos collègues du pôle « Assistance administrative ».


A votre prise de poste :


. Vous participerez à une réflexion collective pour optimiser la gestion des courriers adressés au DGS et/ou Président afin d’augmenter la qualité entrante des courriers et lisser la prise en charge des parapheurs notamment


. Vous participerez à une réflexion collective visant à sécuriser la fonction budgétaire et comptable de la DAP et améliorer son suivi


. Vous participerez aux réflexions visant à localiser le siège du pôle administratif sur le site de Bourg d’Anguy au 1er semestre 2024

Activités principales

Organisation et planification de réunions          

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures             

Rédaction de courriers

Rédaction de documents administratifs

Suivi de la planification des réunions et de l'agenda du directeur

Traitement informatique des dossiers  

Tri, classement et archivage de documents       

Réception, traitement et diffusion d'informations         

Suivi du courrier du courrier du directeur de la DAP

Participation au processus de préparation budgétaire  

Diplômes et niveaux d'expérience requis

BAC, débutant accepté

Caractéristiques particulières

Travail en équipe

Bureau partagé sur deux sites

Savoirs

Connaissance de la dynamique de groupe         

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département   

Connaissance des institutions  

Connaissance des règles internes de présentation de documents             

Connaissance des techniques de prise de note rapide   

Connaissance en multimédia    

Connaissance des circuits de transmission des documents         

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe             

Connaissance des différents outils et usages internet (sharepoint, teams)

Savoir-faire

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Etablir un système de classement efficace 

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

Suivre une procédure

Savoir traiter des données chiffrées 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 

Savoir-être

Faire preuve du sens de la communication et du contact            

Avoir le sens de la hiérarchie

Faire preuve de pédagogie        

Avoir le sens du service public  

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve de diplomatie       

Faire preuve d'organisation      

Contacts

Chargé(e) de recrutement:

GUICHERD Caroline

02 44 02 40 70

Assistante de recrutement:

LANGOT Tiphaine

02 44 02 40 70

Postuler en ligne

CREER UN COMPTE

ou si vous avez déjà un compte

Postuler par voie postale

Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :

M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9

Mise à jour le Vendredi 7 octobre 2022 par le Département de la Sarthe