Assistant-Instructeur commande publique

L'offre

Limite de candidature
Par voie
Fonctionnaire ou contractuel de droit public
Référence
TL-2207AssCOMP-MP
Rattachement du poste
Service Juridique et commande publique - Direction Finances, Juridique et Commande publique
Cadre d’emploi
Adjoint administratif; AAP2; AAP1
Grade
AAP1
Observation grade
Pour les personnes externes statutaires, transmettre impérativement dernier arrêté d'avancement d'échelon portant mention du grade.
Chargé de recrutement
Assistante de recrutement
Contenu

Relations fonctionnelles

En interne : avec tous les agents du pôle commande publique, avec l’ensemble des services internes à la collectivités, avec les élus membres des CAO et CCAO En externe : avec les prestataires

Missions

Sous l’autorité directe du chef de service, et en lien étroit avec l’ensemble des agents du pôle commande publique et particulièrement des chargés de commande publique, l’assistant-instructeur commande publique a pour missions principales :


  •  d’assurer l’organisation procédurale de la commande publique, à travers la tenue d’un planning de calendrier, la préparation des tableaux d’ouverture des plis, la tenue du registre des dépôts, la convocation, l’organisation et la préparation des Commissions d’appel d’offres et Commissions consultatives d’analyse des offres.

  • d’assurer la gestion administrative des dossiers que lui auront confiés les chargés de commande publique, en ce compris notamment les avis de publicité, les courriers aux retenus, aux non retenus, les notifications de marchés, les éventuels actes modificatifs,…

En outre, l’assistant-instructeur commande publique aura pour mission de :


  • contribuer à la rédaction d’un bilan d’activité annuel,

  • préparer le rapport pour le compte-rendu annuel des marchés passés par la collectivité,

  • assurer l’enregistrement et le suivi des parapheurs au départ du pôle Commande publique,

  • assurer l’enregistrement du courrier à destination du service en l’absence du secrétariat de direction,

  • Informer ou rediriger les interlocuteurs vers les agents du pôle commande publique après orientation des appels au secrétariat de direction,

  • ponctuellement, assurer le secrétariat du chef de service

Activités principales

Elaboration, gestion et contrôle des marchés publics

Analyse des besoins des services pour l'élaboration de marchés publics 

Mise en œuvre et suivi des procédures d'achat

Planification de la commande publique

Secrétariat des commissions d'appel d'offres 

Organisation et planification de réunions 

Instruction de dossiers administratifs 

Rédaction de pièces administratives de marchés publics 

Réponses aux entreprises dans le cadre de marchés publics 

Suivi de tableaux de bord (

Gestion de plannings 

Gestion des relations avec les partenaires externes (fournisseurs, associations, sous-traitant...) 

Rédaction de courriers 

Rédaction de procès verbal d'une réunion 

Accueil téléphonique

Instruction de dossiers administratifs

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Diplôme : Baccalauréat

Caractéristiques particulières

Travail sur écran 

Savoirs

Avoir un bon niveau de culture générale

Connaissance dans le domaine des marchés publics 

Connaissance des différents outils et usages internet 

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 

Connaissance des règles internes de présentation de documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

Connaissance des méthodes et outils de planification 

Savoir-faire

Gérer son temps de manière efficace 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Orienter les appels téléphoniques 

Suivre une procédure 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 

Savoir traiter des données chiffrées 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 

Savoir-être

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve de rigueur et de méthode  

Faire preuve d'organisation 

Faire preuve d'autonomie 

Se montrer fiable et soigneux dans son travail 

Contacts

Chargé(e) de recrutement:

PAPIN Magali

02 44 02 40 23

Assistante de recrutement:

LANGOT Tiphaine

02 44 02 40 70

Postuler en ligne

CREER UN COMPTE

ou si vous avez déjà un compte

Postuler par voie postale

Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :

M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9

Mise à jour le Vendredi 19 août 2022 par le Département de la Sarthe