Assistant instructeur commande publique
Relations fonctionnelles
Missions
Sous l’autorité directe du chef de service, et en lien étroit avec l’ensemble des agents du pôle commande publique et particulièrement des chargés de commande publique, l’assistant instructeur commande publique a pour missions principales :
- de prendre en charge les formalités liées à la tenue des Commissions d’appel d’offres et Commissions consultatives d’analyse des offres, à travers notamment la tenue d’un planning des commissions, la préparation des tableaux d’ouverture des plis, la tenue du registre des dépôts, la convocation des élus…
- d’assurer la gestion administrative des dossiers qui lui auront été confiés pour instruction, notamment les avis de publicité, les courriers aux retenus, aux non retenus, les notifications de marchés, les éventuels actes modificatifs,…
- d’assurer l’enregistrement comptable des marchés, une fois ceux-ci notifiés, sur l’outil de la collectivité (actuellement ASTRE-GFI).
En outre, l’assistant instructeur commande publique aura pour missions de :
-contribuer à la rédaction d’un bilan d’activité annuel,
-préparer le rapport pour le compte-rendu annuel des marchés passés par la collectivité,
-assurer l’enregistrement et le suivi des parapheurs au départ du pôle Commande publique,
-assurer l’enregistrement du courrier à destination du service en l’absence du secrétariat de direction,
-informer ou rediriger les interlocuteurs vers les agents du pôle commande publique après orientation des appels au secrétariat de direction,
-ponctuellement, assurer le secrétariat du chef de service.
Activités principales
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Accueil téléphonique |
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Instruction de dossiers administratifs |
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Organisation et planification de réunions |
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Rédaction de courriers |
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Rédaction de procès verbal d'une réunion |
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Suivi de tableaux de bord |
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Secrétariat des commissions d'appel d'offres |
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Gestion de plannings |
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Gestion des relations avec les partenaires externes (fournisseurs, associations, sous-traitant...) |
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Elaboration, gestion et contrôle des marchés publics |
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Analyse des besoins des services pour l'élaboration de marchés publics |
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Mise en oeuvre et suivi des procédures d'achat |
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Planification de la commande publique |
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Rédaction de pièces administratives de marchés publics |
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Réponses aux entreprises dans le cadre de marchés publics |
Diplômes et niveaux d'expérience requis
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Diplôme 1 |
CAP/BEP (diplôme d’entrée cat C) |
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Expérience 1 |
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Domaine 1 |
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Diplôme 2 |
Baccalauréat |
Caractéristiques particulières
Travail sur écran
Savoirs
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Avoir un bon niveau de culture générale |
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Connaissance dans le domaine des marchés publics |
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Connaissance des différents outils et usages internet |
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Connaissance des différents services et des différentes missions du Département |
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Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) |
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Connaissance des règles internes de présentation de documents |
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Connaissance des méthodes et outils de planification |
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Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe |
Savoir-faire
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Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie |
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Gérer son temps de manière efficace |
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Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation |
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Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités |
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Orienter les appels téléphoniques |
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Suivre une procédure |
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Savoir traiter des données chiffrées |
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Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) |
Savoir-être
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Faire preuve du sens de la communication et du contact |
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Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe |
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Faire preuve d'organisation |
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Faire preuve de rigueur et de méthode |
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Faire preuve d'autonomie |
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Se montrer fiable et soigneux dans son travail |
Contacts
PAPIN Magali
02 44 02 40 23
FOUQUERAY Joanne
02 43 54 79 83
Postuler en ligne
Postuler par voie postale
Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :
M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9