Assistant(e) du Chef de Service SAFEA

L’agent exerce ses fonctions au sein d’un binôme. Il assure des missions d’assistant du chef de Service Accueillants familiaux enfance adulte (planification/organisation, suivi de parapheurs, rédaction de courriers/notes, veille sur le suivi des situations particulières des assistants familiaux).

Il gère l’accueil téléphonique et effectue l’archivage des dossiers du service ainsi que les données statistiques (RSU, bilans cantonaux, rapport d’activité…).

Il rédige des lettres d’information à destination des assistants et des accueillants familiaux.

Il organise des instances de travail institutionnelles à destination des assistants et des accueillants (réunion en territoire, évènements particuliers…).

Pour l’accueil familial des personnes âgées et adultes en situation de handicap :

Il assiste l’équipe en charge de l’accueil familial adulte dans les missions administratives (organisation/planification, communication , information, classement/enregsitrement et rédaction (courriers, arrêtés, rapports…), suivi de tableaux de bord…).

Pour l’accueil familial enfance :

Il participe à la gestion du recrutement des assistants familiaux (prospective, gestion des candidatures (constitution des dossiers, planification, rédaction notes/PV, suivi de parapheurs), présence aux entretiens.

L'agent peut assurer le remplacement de son binôme en cas d'absence.



Ces missions sont susceptibles d’ajustements en fonction des décisions de l’assemblée et du cadre règlementaire ou des réorganisations.

Accueil téléphonique

Organisation et planification de réunions

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Suivi de tableaux de bord 

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs

Tri, classement et archivage de documents

Réception, traitement et diffusion d'informations

Gestion de plannings

Conception de tableaux de bord

Participation au recrutement des assistants familiaux

Baccalauréat avec une expérience > 1 an

CAP/BEP avec une expérience >3ans

Travail sur écran

Bureau partagé

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des règles de présentation des documents

Connaissance du statut des assistants familiaux

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Etablir un système de classement efficace

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Orienter les appels téléphoniques

Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités

Suivre une procédure

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams...)

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve d'autonomie

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d'initiatives