Assistant du Chef de Service Evaluation globale des besoins de la personne

L'assistant apporte un appui permanent au Chef de service afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité, en

cohérence avec les orientations départementales :

- accueil téléphonique, gestion de la messagerie, de l’agenda et des déplacements,

- préparation et suivi administratif des réunions (organisation, comptes-rendus…), gestion et suivi des parapheurs, du courrier, rédaction

d’écrits (rapport CP, notifications…), gestion bâtimentaire, fournitures de bureau…

- coordination et centralisation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service et suivi

des sollicitations (respect des délais de réponse aux sollicitations).

Il peut également prendre en charge l’instruction et/ou le suivi de dossiers spécifiques (RH, budget…) ou thématiques ou d’évènements

particuliers.

Il peut assister dans la conduite de projets transversaux, la coordination d’activité et le lien avec les partenaires.

Il est susceptible de participer à l’accueil téléphonique de Sarthe Autonomie.

Les missions sont susceptibles de changement au regard des orientations départementales et des réorganisations.

Accueil téléphonique 
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 
Organisation et planification de réunions 
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures 
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 
Rédaction de comptes-rendus 
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe 
Traitement informatique des dossiers 
Réception, traitement et diffusion d'informations 
Gestion de plannings 
Identification et qualification des demandes sociales 
Orientation vers les services ou organismes compétents 
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation 

Diplôme 1 :Baccalauréat
Expérience 1: Expérience > 3 ans
Diplôme 2: CAP/BEP
Expérience 2: Expérience > 5 ans

Travail sur écran 
Bureau partagé 

Connaissance des différents outils et usages internet 
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 
Connaissance des institutions 
Connaissance des publics en difficultés 
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 
Connaissance des règles internes de présentation de documents 
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs 
Connaissance du domaine du handicap 
Connaissance du domaine social 
Connaissance des circuits de transmission des documents 
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 
Ecouter et reformuler les demandes 
Etablir un système de classement efficace 
Filtrer les appels téléphoniques 
Identifier et inventorier les interventions à effectuer 
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités 
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier 
Informer et orienter les personnes 
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités 
Respecter les règles de déontologie liées à son activité 
S'informer et échanger sur les autres activités professionnelles dans son champ d'activités (benchmarking) 
Utiliser le logiciel Access (base de données) 
Savoir traiter des données chiffrées 
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 
Concevoir des procédures