Assistant d'encadrement du Responsable d'équipe de proximité - SIS Coëffort

Il apporte une assistance permanente au Responsable d’équipe de proximité (REP) afin d'optimiser son activité en terme :

-de gestion,

-d'organisation,

-de communication d'informations,

-de liens inter services au sein de la DTIS.

Il travaille en lien avec les équipes pluridisciplinaires, les autres assistants et les usagers.

Il participe à la gestion de la distribution des Chèque d’accompagnement personnalisé (CAP) aux usagers.

Il prépare et suit des dossiers notamment relatifs aux différentes instances techniques et aux actions partenariales organisées sur le territoire.

En lien avec le Chef de service et son secrétariat, il contribue à la gestion administrative du personnel (gestion des absences, besoin de formation,) et à la cohérence des modalités de gestion à l'échelle de son site d’interventions sociales.

Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d'encadrement.

Les missions sont susceptibles de changements au regard des orientations départementales ou des réorganisations.

Accueil téléphonique

Organisation et planification de réunions

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures 

Rédaction de comptes-rendus 

Rédaction de documents techniques 

Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe

Suivi de tableaux de bord 

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs

Réception, traitement et diffusion d'informations 

Gestion de plannings

Gestion et suivi logistique 

Gestion administrative du personnel 

CAP/BEP dans le domaine du poste visé, expérience supérieure à 5 ans
Baccalauréat dans le domaine du poste visé, expérence supérieure à 3 ans

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des publics en difficultés

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance du domaine social 

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités 

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

Suivre une procédure

Savoir traiter des données chiffrées 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Utiliser un ou des logiciels métiers 

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse

Se montrer attentif à son environnement de travail 

Faire preuve de rigueur et de méthode

Faire preuve d'autonomie 

Faire preuve d'initiatives 

Se montrer disponible