Assistant d'encadrement du Chef de service Publics specifiques

En interne : les chefs de service, les autres assistants d'encadrement, l'ensemble des professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, le responsable d'équipe de PMI, médecin de PMI, services et directions en  territoire En externe : Partenaires institutionnels, partenaires sociaux et associatifs

L'assistant  d’encadrement apporte un appui permanent au Chef de service afin d'optimiser son activité, en cohérence avec les orientations départementales et les modalités de gestion à l'échelle du territoire, en terme :

• d'organisation et d’activité de service,


• de suivi de tableaux de bord et d’activités


• de communication d'informations sur le territoire,


• de gestion administrative du personnel, et en lien avec les autres assistants d'encadrement,


• de gestion de sous-régies en territoire.

Il participe à la gestion administrative et à la distribution des chèques d’accompagnement personnalisé de l’ASE auprès des familles.

Il contribue à l’animation territoriale et à la mise en œuvre des projets de territoire et de service.

Il prépare et suit des dossiers notamment relatifs à l’activité des professionnels et aux projets de service.

Son intervention se réalise en cohérence avec l’ensemble des assistants d’encadrement du territoire.

Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants.

L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.

Les missions sont susceptibles de changement au regard des orientations départementales et des réorganisations.

Conception et évaluation de procédures 

Organisation et planification de réunions 

Rédaction de comptes-rendus et documents techniques 

Suivi de tableaux de bord 

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs

Réception, traitement et diffusion d'informations

Gestion de plannings 

Gestion et suivi logistique

Gestion administrative du personnel

Baccalauréat, expérience supérieure à 2 ans

BAC +2, débutant accepté 

Forte disponibilité 

Tenue d'une régie d'avance 

Connaissance des institutions et du secteur social

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance en matière de gestion des ressources humaines (GRH) 

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Rechercher, actualiser, synthétiser et analyser des informations et des données chiffrées

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

Suivre une procédure 

Travailler en coopération avec d'autres partenaires 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Se montrer attentif à son environnement de travail 

Faire preuve d'autonomie et d'initiative