Secrétaire/comptable en agence

En interne : chef d’ATD, chefs de secteurs et l’ensemble des agents de l’ATD, autres services de la Direction des Routes, autres services de la collectivité. En externe: services de l'Etat, collectivités territoriales, entreprises, particuliers...

En équipe avec un autre secrétaire-comptable, il assiste le chef d’agence et les chefs de secteur notamment pour le suivi des agendas, pour la mise en forme et la gestion des correspondances ainsi que pour la gestion du compte de messagerie de l’ATD (boîte contact).En matière de comptabilité, il prépare les engagements de dépenses, vérifie les factures et procède aux liquidations. Il assure le suivi budgétaire des crédits alloués à l’ATD.

Il a également en charge :

-L’accueil physique et téléphonique,

-Le suivi RH (saisie et validation des congés, suivi de la formation l’ensemble des agents de l’ATD, demandes de recrutement),

-Le suivi des dossiers de dommages au domaine public,

-La préparation et suivi des commandes de vêtements de travail et EPI,

-Le suivi de l’activité des agents y compris réalisation de tableaux de suivi.

Il peut être amené à assurer l’intérim en cas d’absence de l’agent de maîtrise en charge de la gestion du domaine public.

Accueil téléphonique

Gestion de fournitures de bureau 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 

Organisation et planification de réunions 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 

Rédaction de comptes-rendus 

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs 

Traitement informatique des dossiers 

Tri, classement et archivage de documents 

Saisie des engagements et des mandatements 

Réalisation de travaux de comptabilité publique 

Réception, vérification et classement des pièces comptables 

CAP/BEP : Expérience > 5 ans

Baccalauréat  : de 1 an à 3 ans

Travail sur écran 

Bureau partagé 

Connaissance des principes et techniques de gestion comptable et budgétaire 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Ecouter et reformuler les demandes 

Etablir un système de classement efficace

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite 

Orienter les appels téléphoniques

Suivre une procédure 

Utiliser le logiciel de gestion financière 

Veiller au respect de l'enveloppe budgétaire et des échéances budgétaires

Savoir traiter des données chiffrées 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 

Faire preuve du sens de la communication et du contact (E0011)

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Faire preuve d'organisation 

Faire preuve de rigueur et de méthode 

Faire preuve d'autonomie 

Faire preuve de discrétion