Secrétaire équipe pluridisciplinaire

Il assure le secrétariat des travailleurs sociaux et médico-sociaux (assistants sociaux en polyvalence, éducateurs de prévention, conseillères ESF, Agents de l'intervention sociale et familiale, puéricultrices, référents éducatifs, évaluateurs globaux PA PH, assistants sociaux police/gendarmerie, coordonnateurs de parcours et gestionnaires de cas, le cas échéant). A ce titre, il participe aux tâches administratives, à l'accueil physique et téléphonique. Il contribue de par sa polyvalence, à l'ensemble des missions nécessaires au bon fonctionnement du site (y compris sur l'aspect logistique) et à la continuité de service.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changements dans la mise en œuvre des politiques sociales.

Accueil, information et orientation des usagers
Gestion des relations avec les usagers
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Tri, classement et archivage de documents
Gestion de plannings
Accompagnement dans les démarches administratives initiales
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Diplôme : baccalauréat
Expérience : Débutant accepté 
 

Travail sur écran
Déplacements professionnels
Se montrer disponible

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance du domaine social
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Gérer les appels téléphoniques

Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve de discrétion
Prendre du recul par rapport aux situations
S'adapter rapidement à son environnement de travail