Secrétaire d'équipe pluridisciplinaire en volance

Il assure le remplacement de la secrétaire d’équipe pluridisciplinaire ou de l’assistante d'encadrement en cas d'absence de longue durée (maladie, maternité) renfort ponctuel ou vacance de poste. A ce titre, il a en charge le secrétariat de l’encadrement ou des travailleurs sociaux et médico-sociaux. Il participe à l’accueil physique et téléphonique.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales.

Accueil physique 

Accueil téléphonique 

Accueil, information et orientation des usagers 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 

Production de données statistiques 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 

Rédaction de comptes-rendus 

Accompagnement dans les démarches administratives initiales 

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

BAC ou CAP/BEP dans le domaine du poste concerné, débutant accepté

Travail sur écran 

Se montrer disponible 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance du domaine social 

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 

Ecouter et reformuler les demandes 

Etablir un système de classement efficace 

Informer et orienter les personnes

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 

Gérer les appels téléphoniques 

Faire preuve du sens de la communication et du contact 

Faire preuve de discrétion 

Prendre du recul par rapport aux situations 

S'adapter rapidement à son environnement de travail