Secrétaire

L'offre
93202
Limite de candidature: 
Jeudi 05 Novembre 2020
Par voie: 
Fonctionnaire ou contractuel de droit public
Référence: 
BC-2010secreau-SL
Rattachement du poste: 
--DGA Infrastructures et développement territorial
---Direction des Territoires
de l'agriculture et du développement durable
----Service Eau et rivières domaniales
Cadre d'emploi: 
Adjoint administratif territorial
grade : adjoint administratif - AAP2 - AAP1
Pour les personnes externes statutaires, transmettre impérativement dernier arrêté d'avancement d'échelon portant mention du grade.
Missions

Il contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de secrétariat et d'assistance administrative auprès des techniciens et du chef de service. A ce titre, il assure l'accueil physique et téléphonique, la gestion des plannings, la gestion du courrier et des mails (ouverture, tri, rédaction, envoi), l'organisation de réunions et la saisie de rapports. Il suit et réalise le classement des bons de commandes, des ordres de service, des factures et des actes administratifs.
Il assure, en lien avec le technicien en charge de la police de conservation du domaine public fluvial, l'instruction d'arrêtés et le suivi administratif des dossiers liés à l'activité (nouvelle demande, renouvellement, relance d'autorisations d'occupation temporaire (AOT) ...).   Il actualise des notices portant sur le calcul de redevances. Il veille au recueil des données nécessaires au déclenchement de titres de recettes en lien avec le bureau Contrôle des concessions et du budget et assure le suivi comptable et le classement. Il s'assure de la cohérence entre le calcul de la redevance et l'émission de titres de recettes liée aux conventions passées avec les associations.
En lien avec le gestionnaire, il contribue à l'organisation de l'activité des éclusiers permanents et contractuels où il effectue la saisie et le suivi mensuel du temps de travail et assure la constitution et le suivi des dossiers de recrutement d'éclusiers vacataires ou permanents. . Il participe au recensement et à la saisie de données relatives aux passages aux écluses et du temps de travail des agents.
Il peut assurer l'intérim des autres secrétaires de la Direction.  

Relations fonctionnelles

Rattachement hiérarchique : Chef de service
Directeur
Relations fonctionnelles : 
En interne : avec l'ensemble des agents de la Direction en fonction des besoins

Activités principales

Accueil, information et orientation des usagers
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de documents techniques
Suivi de tableaux de bord
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Tri, classement et archivage de documents
Frappe de documents administratifs
Gestion de plannings
Aide à l'instruction des actes de gestion du domaine public (arrêtés de circulation, permissions de voirie, alignements...)
Réception, vérification et classement des pièces comptables

Compétences attendues
Savoirs: 

Connaissance dans le domaine des marchés publics
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des textes réglementaires de gestion du domaine public fluvial et de la loi sur l'eau
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire: 

Etablir un système de classement efficace
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Maîtriser les outils informatiques (bureautiques, applications de gestion)

Savoir-être: 

Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Diplôme : Baccalauréat
Expérience : > 1 an
 
Entretien prévu le : jeudi 26 novembre 2020

Contacts

Chargé(e) de recrutement: 

LECLERC Sabrina

02.43.54.79.87
1000
Assistante de recrutement: 

CATHELINEAU Béatrice

02 43 54 79 77
710

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Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :

M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Mercure
38 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9