Secrétaire

L'offre

Limite de candidature
Par voie
Fonctionnaire ou contractuel de droit public
Référence
MM-2209Secretaire-MP
Rattachement du poste
DGA Solidarité Départementale - Sarthe Autonomie - Sarthe Autonomie Territoire Nord
Cadre d’emploi
Adjoint administratif; AAP2; AAP1
Grade
Adjoint Administratif
Observation grade
Pour les personnes externes statutaires, transmettre impérativement dernier arrêté d'avancement d'échelon portant mention du grade.
Chargé de recrutement
Assistante de recrutement
Contenu

Relations fonctionnelles

En interne : équipe de la MDA de territoire, ensemble des professionnels de la MDA, des autres directions de la DGA de la solidarité départementale En externe : les usagers, les partenaires institutionnels et associatifs.

Missions

Il apporte une assistance au chef de service de la MDA de territoire afin d’optimiser son activité en terme de gestion, d’organisation et de communication d’informations. Il prépare et suit des dossiers thématiques. Il organise et gère des réunions ou commissions (logistique, ordre du jour, compte rendu…). Il assure le lien avec le responsable affaires générales et GIP MDPH concernant la gestion administrative du personnel du territoire (gestion des ressources, besoin de formation…), tient à jour le tableau des coordonnées des professionnels et le tableau des activités des professionnels. Il gère en lien avec l’agent pré cité les commandes de fournitures. Il assure l’affranchissement du courrier et le suivi et la diffusion des abonnements. Il se charge de collecter les éléments statistiques de son territoire selon les demandes formulées par le chef de service. Il s’inscrit dans le réseau des secrétaires et assistantes de la MDA.

Activités principales

  • Accueil, information et orientation des usagers
  • Gestion des relations avec les usagers
  • Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
  • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Rédaction de comptes-rendus
  • Tri, classement et archivage de documents
  • Gestion de plannings
  • Accompagnement dans les démarches administratives initiales
  • Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
  • Gestion de fournitures de bureau

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Baccalauréat

Débutant accepté

Caractéristiques particulières

Travail sur écran

Se montrer disponible

Savoirs

  • Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
  • Connaissance du domaine social
  • Connaissance des circuits de transmission des documents
  • Connaissance des règles de grammaire, synthaxe et orthographe

Savoir-faire

  • Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Ecouter et reformuler les demandes
  • Etablir un système de classement efficace
  • Informer et orienter les personnes
  • Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
  • Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
  • Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
  • Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
  • Gérer les appels téléphoniques

Savoir-être

  • Faire preuve du sens de la communication et du contact
  • Faire preuve de discrétion
  • Prendre du recul par rapport aux situations
  • S'adapter rapidement à son environnement de travail

Contacts

Chargé(e) de recrutement:

POUTOIRE Margot

02 43 54 71 35

Assistante de recrutement:

MECHINAUD Marina

02 43 54 71 35

Postuler en ligne

CREER UN COMPTE

ou si vous avez déjà un compte

Postuler par voie postale

Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :

M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9

Mise à jour le Vendredi 7 octobre 2022 par le Département de la Sarthe