Assistant Directeur de Cabinet

L'offre
90801
Limite de candidature: 
Dimanche 16 Août 2020
Par voie: 
Fonctionnaire ou contractuel de droit public
Référence: 
BC-2007asdircab-SM
Rattachement du poste: 
-Cabinet
Cadre d'emploi: 
Rédacteurs territoriaux
grade : rédacteur
Pour les personnes externes statutaires, transmettre impérativement dernier arrêté d'avancement d'échelon portant mention du grade.
Missions

Il assiste de manière permanente le Directeur de Cabinet en termes de préparation et d'organisation de son travail (accueil, préparation dossiers, réunions..), coordonne les collectes d'informations auprès des directions métiers et des élus, enregistre et rédige des courriers. Il assure l'accueil physique et téléphonique du cabinet.

Relations fonctionnelles

 
Rattachement hiérarchique : Directeur
Relations fonctionnelles : les élus, les services du Département de la Sarthe, les usagers, les services de l'Etat, les organismes extérieurs

Activités principales

Accueil physique
Accueil téléphonique
Accueil, information et orientation des usagers
Gestion de fournitures de bureau
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Recherche d'informations
Rédaction de courriers
Tri, classement et archivage de documents
Gestion de l'agenda de l'équipe
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Gestion de plannings

Compétences attendues
Savoirs: 

Avoir un bon niveau de culture générale
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, synthaxe et orthographe

Savoir-faire: 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Argumenter, convaincre et négocier en interne et en externe
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Réaliser un auto-contrôle de son travail
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Rédiger des écrits professionnels
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Savoir-être: 

Faire preuve d'aptitudes à la prise de décision
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve de discernement
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Diplôme : Baccalauréat

Caractéristiques particulières

 
Forte disponibilité
HABILITATIONS
Permis VL

Contacts

Chargé(e) de recrutement: 

MARTIN Stéphanie

02 43 54 74 68
900
Assistante de recrutement: 

CATHELINEAU Béatrice

02 43 54 79 77
710

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Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :

M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Mercure
38 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9