Assistant de direction

L'offre
Limite de candidature: 
Jeudi 11 Novembre 2021
101200
Par voie: 
Fonctionnaire ou contractuel de droit public
Référence: 
BC-2106asdirDAP-CG
Rattachement du poste: 
--Direction Appui à la performance
Cadre d'emploi: 
adjoints administratifs territoriauix
grades : AA - AAP2 - AAP1
Pour les personnes externes statutaires, transmettre impérativement dernier arrêté d'avancement d'échelon portant mention du grade.
Missions

La Direction de l’Appui à la Performance, composée de pôles de compétences, a pour missions de piloter la décision, soutenir les acteurs et stimuler la transformation.
Missions
Au sein du pôle « Assistance administrative », composé de 3 agents, l’assistant.e de direction a vocation, sur un temps plein à :
soutenir l'activité des pôles de la direction et du bureau de la relation usagers. A ce titre vous planifiez avec les séniors des pôles les activités nécessitant votre appui administratif (rédaction, mise en forme de courrier, préparation de dossier, préparation et prise en charge de dossier...). Vous préparez, en lien avec l'assistante du Directeur, les ordres du jour des réunions internes.
assurer un contrôle de forme (formules protocolaires, mise en page, orthographe...) des parapheurs adressés au DGS et au Président à l'aide de l'assistant des écrits de la collectivité
participer aux réunions d'équipe du pôle et aux bilatérales avec le Directeur.
effectuer l’enregistrement du courrier.
Avec vos collègues vous participez :
à l'animation des processus transversaux de la Direction (entretien d'évaluation, formation, etc...) par la diffusion de consignes et la garantie du respect des délais
à l'animation de la communauté des assistantes administratives de la collectivité (élaboration des ordres du jour et CR, susciter les échanges...).
Enfin au titre de la polyvalence d'équipe vous assurez l'intérim de vos collègues du pôle « Assistance administrative ».

Relations fonctionnelles

Direction Appui à la performance

Activités principales

Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Rédaction de courriers
Rédaction de documents administratifs
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi et aide technique aux utilisateurs
Traitement informatique des dossiers
Tri, classement et archivage de documents
Gestion de l'agenda de l'équipe
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Analyse financière
Gestion budgétaire
Participation au processus de préparation budgétaire
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Compétences attendues
Savoirs: 

Connaissance de la dynamique de groupe
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Connaissance des différents outils et usages internet

Savoir-faire: 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Etablir un système de classement efficace
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Orienter les appels téléphoniques
Rédiger des écrits professionnels
Respecter les procédures
Utiliser le logiciel de gestion financière
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Savoir-être: 

Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens de la hiérarchie
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve de diplomatie
Faire preuve d'organisation

Diplômes et niveaux d'expérience requis

BAC à BAC +2
Expérience 1 à 3 ans ou débutant adjoint administratif

Caractéristiques particulières

Travail en équipe
Bureau partagé

Contacts

Chargé(e) de recrutement: 

GUICHERD Caroline

02 44 02 40 70
1800
Assistante de recrutement: 

CATHELINEAU Béatrice

02 43 54 79 77
710

Postuler en ligne

CREER UN COMPTE

ou si vous avez déjà un compte

Postuler par voie postale

Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :

M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9